Mitgliederverwaltung - eVewa

Bitte nehmen Sie (z.B. nach Austritt aus Ihrer Bruderschaft) keine Manipulation von Name, Adresse oder Geburtsdatum vor, da Sie ansonsten die Mitgliederdaten anderer Bruderschaften zerstören. 

Die Mitgliederverwaltung eVewa bietet den Bruderschaften die Möglichkeit, die Beitragsabrechnung an die Bruderschaftsmitglieder durchzuführen. Hierzu steht auch die Vorbereitung für das Lastschriftverfahren (SEPA-XML) zur Verfügung.
Die Nutzung dieser Funktion bedarf einer Freischaltung durch die Bundesgeschäftsstelle.

Änderung Zustelladresse
Alle Abos der Bruderschaften werden auf der erste Seite in eVEWA (=Dashboard)
angezeigt. Hier können durch klicken auf die jeweilige Zeile der Empfänger getauscht
werden. Es können an dieser Stelle jedoch keine Adressen geändert werden,
sondern nur ein anderes Mitglied ausgewählt werden. Zu ändernde Adresse können
beim Mitglied unter dem Menupunkt ADRESSEN geändert werden.

YouTube-Video zu Ansprechpartner

3.1. Funktion der Ansprechpartner
Die Ansprechpartner dienen der Kommunikation innerhalb des BHDS. Die Ansprechpartner können auch von den Bezirks- und Diözesanverbänden eingesehen werden. Sie sollten daher immer aktuell gehalten werden. Die Ansprechpartner sollen die aktuellen Zuständigkeiten abbilden, damit Dritte mit den richtigen Ansprechpartnern in Kontakt treten können, auch wenn diese (noch) nicht gewählt sind. Tragen Sie also auch dann denjenigen ein, der zeitweise die Aufgaben (mit)übernimmt und demnach hierfür zuständig ist.

3.1. Wechsel der Ansprechpartner
Das Weglöschen von Ansprechpartnern ist daher aus gutem Grund nicht zulässig. Die sieben Ansprechpartner sind sozusagen "fest verdrahtet". 
Es ist nur möglich einen vorhanden Ansprechpartner gegen ein vorhandenes Mitglied oder Nichtmitglied auszutauschen. Eine Änderung der Adresse oder des Namens oder sogar Neueingabe eines Mitgliedes ist über das Portlet Ansprechpartner nicht möglich. Mitglieder und Nichtmitglieder sind über den normalen Weg der Eingabe anzulegen oder die Adressänderung vorzunehmen.

3.3. Vakanz eines Ansprechpartners
Sollte z.B. ein Schießmeister in der Bruderschaft derzeit nicht verfügbar sein, so sollte man das Mitglied als Ansprechpartner einstellen, der die Funktion wenn auch nur  eitweise übernimmt.
Sollte das Amt des Präses nicht besetzt sein, so sollte eine Person z.B. mit dem Namen "nicht vorhanden" und ohne Mitgliedschaft angelegt und dieser dann im Zuge des Austausches als Präses eingestellt werden.

Für alle anderen Ansprechpartner muss eine normale Mitgliederadresse eingestellt werden. 

YouTube-Lehrfilm Auszeichnungen
Die Adminstratoren werden gebeten, mindestens einen weiteren User in eVewa anzulegen, der die Berechtigung SCHREIBEN hat. 

4.1. Geheimhaltung
Durch die Möglichkeit Unteruser anzulegen, sind die Bruderschaften in der Lage, auch für eVEWA Adminstratoren und eVewa-Bearbeiter Auszeichnungen zu beantragen, ohne dass der Ausgezeichnete etwas im Voraus davon mitbekommt.
Die Bundesgeschäftsstelle wird keine Auszeichnungen mehr ohne die Beantragung über das eVewa-System bearbeiten können. 

In eVewa beantragte und durch den BHDS genehmigte, aber noch nicht verliehene Auszeichnungen, werden nur dem User angezeigt, der die Beantragung vorgenommen hat. Erst nach Überschreiten des Verleihungstermines werden die genehmigten Auszeichnungen allen Usern angezeigt. Dies gilt für die Anzeige sowohl auf dem Dashboard als auch im Auszeichnungsportlet in den Detaildaten des Mitglied. 
Nicht genehmigte oder nicht eingereichte Auszeichnungs-Anträge bleiben verborgen und werden nach zwei Monaten gelöscht.

Sonderfall: Wird für den angemeldeten User selber eine Auszeichnung beantragt, wird diese ebenfalls nicht angezeigt. 
Bei doppelter Beantragung von Auszeichnungen wird nur die neueste Version des Antrags beibehalten und alle älteren gelöscht.

4.2. Antragseingang bei der Bundesgeschäftsstelle
In dem Portlet auf dem Dashboard (=Startseite) kann man übrigens verfolgen, ob ein Auszeichnungsantrag bereits in der Bundesgeschäftsstelle eingegangen ist. Die Bundesgeschäftsstelle bearbeitet in der Regel alle eingehenden Auszeichnungsanträge binnen zweier Arbeitstage. Daher kann man am gesetzten Genehmigungsdatum erkennen, dass der Antrag eingegangen ist und genehmigt wurde. 
Ausgenommen hiervon sind die hohen Auszeichnungen, wie Schulterband, Goldener Stern und Ehrenschild, die erst nach Vorlage beim Vorstand durch die Bundesgeschäftsstelle den Genehmigungsvermerk erhalten.

4.3. Nachtrag alter Auszeichnungen
Die Bruderschaften hatten 15 Jahre lang unter Bastian die Möglichkeit, alte Bundes-Auszeichnungen (die also vor Bastian verliehen worden waren) nachzutragen. 
In eVewa wurde diese Möglichkeit bewusst nicht mehr eingerichtet. 
Sollten Bruderschaften oder Bezirke nun alte Auszeichnungen nachtragen lassen wollen, so sind diese der Bundesgeschäftsstelle mit Namen, Vorname, Mitgliedsnummer, Auszeichnung und Verleihungsdatum mitzuteilen.

4.4. Auszeichnung an Nichtmitglieder
Die Auszeichnung von Nichtmitgliedern ist gemäß Verleihungsbestimmungen möglich. Es muss auch der Antrag über eVEWA gestellt werden. Der Auszuzeichnende ist in eVEWA als Person ohne Eintrittsdaten anzulegen.

Damit der übergeordnete Bezirks- und Diözesanverband ein Mitglied der Bruderschaft aufrufen, als Ansprechpartner einsetzen, in Gremien einstellen oder Auszeichnungen beantragen können, muss die Bruderschaft das Mitglied hierfür freigeben. Hierzu ist das Hierarchie-Freigabe-Kennzeichen anzuklicken. Dieses findet man mit Aufruf von ADRESSEN/INFORMATIONEN unterhalb des Adressblocks.

Jubiläumsdatum
Die programmtechnische Möglichkeit, das Jubiläum eines Mitgliedes zu berechnen ist sehr problematisch und scheitert häufig an den individuellen Festlegungen in der einzelnen Bruderschaft. 
Gründe hierfür sind z.B. mehrfache Ein- und Austritte, vorherigen Mitgliedschaften in anderen Bruderschaften, die in den meisten Bruderschaften angerechnet werden in einigen  jedoch nicht. Einige Bruderschaften nehmen Kinder auf, berücksichtigen Jubiläen jedoch dann erst ab dem 18. Lebensjahr, und vieles mehr.
Diese vielen Varianten und Einzelfälle sind programmtechnisch nicht zu lösen.
Darum wurde in eVewa folgende Möglichkeit eröffnet:
Die Bruderschaften haben die Möglichkeit, bei jedem Mitglied ein individuelles Datum einzutragen, das für die Ermittlung der Jubiläen herangezogen werden soll.
Die Pflege erfolgt  über den Doppelklick auf die gültige Beitragszuordnung des Mitglieds.
Beim erstmaligen Eintritt wird dieses Datum automatisch gefüllt und braucht somit bei den allermeisten Mitgliedern nicht geändert zu werden.
Vereinfachtes Beispiel, welches unterjähre Ein- und Ausritte noch nicht einmal berücksichtigt:  
Eintritt Bruderschaft A     1985    Austritt   1992
Eintritt Bruderschaft B     1990    Austritt   1999
Eintritt Bruderschaft B     2001    Austritt   2005
Eintritt Bruderschaft C     2009  

Mit dem einem Eintrag Jubiläumsdatum= 1989 für dieses Mitglied werden also zukünftig alle Jubiläen so ermittelt, als wenn es 1989 eingetreten wäre.

Jubiläumsliste auf dem Dashboard
Die Jubiläumsermittlung in eVewa verwendet für alle Mitglieder nur noch das beschriebene Jubiläumsdatum. Auf dem Dashboard werden alle Jubiläen im laufenden Jahr angezeigt!

Die Mitgliederausweise sind druckbar unter Menupunkt ADRESSEN und Button DRUCK.  Der Druck erfolgt auf Zweckformformular C32011!

10.1. Eintritts- und Austrittsdatum nachträglich anpassen 
Der BHDS ist als ein vom Bundesinnenminister anerkannter schießsportreibender Verband verpflichtet, die Mitgliedschaft seiner Mitglieder eindeutig zu dokumentieren.
Eine nachträgliche und ungeprüfte Änderung der Mitgliedsdaten zu Eintritt und Austritt würden ungewollte Manipulationen ermöglichen. 
Sind bei Fehleingaben nachträglich Änderungen von Eintritts- und Austrittsdatum in eVewa erforderlich, so teilen Sie diese bitte der Bundesgeschäftsstelle mit. Diese führt die Änderung durch und dokumentiert dann den Vorgang. 

10.2 Fehlerhafte Daten
Sie können uns unterstützen, indem sie uns z.B. fehlerhafte Datensätze aus der Datenübernahme mitteilen. Hierbei bitten wir aber um Beachtung der unten angefügten Erläuterungen z.B. zur Dublettenbereinigung.

Eingabe neue Mitglieder
Bei der Eingabe von Mitgliedern, die in mehreren Bruderschaften Mitglied sind, ist folgendes zu beachten: Es kann natürlich nicht die Auswahlfunktion aus allen Mitglieder des Bundes ermöglicht werden, um die Dubletten schon bei der Eingabe zu vermeiden. Daher wird es regelmäßige Suchläufe in eVewa geben und die Daten dann unter der bereits bestehenden Mitgliedsnummer zusammengeführt. Die Bruderschaften müssen nicht tätig werden. Es hilft bei der Beseitigung, wenn die Adresse und das Geburtsdatum korrekt eingegeben werden.
Hierdurch ergibt sich aber auch die besondere Verantwortung der Bruderschaften des Bundes die Pflege von Namen, Geburtsdatum und Adresse jedes Mitgliedes korrekt vorzunehmen.
Bitte nehmen Sie (z.B. beim Austritt aus Ihrer Bruderschaft) keine Manipulation von Name, Adresse oder Geburtsdatum von Mitgliedern vor, da Sie ansonsten die Mitgliederdaten anderer Bruderschaften zerstören. 
Da sich dies zudem auch aus unseren gestellten Pflichten als Schießsportverband ergibt, bitten wir hier um sorgfältige Pflege des Mitgliederbestandes und vollständige Eingabe der meldepflichtigen Daten (Name, Adresse und Geburtsdatum).
Damit erfüllen wir nicht nur die Anforderung des Bundesverwaltungsamtes, das uns bei der Bestätigung als vom Bundesinnenminister anerkannter schießsporttreibender Verband aufgefordert hat, die Mitglieder des Verbandes eindeutig zu dokumentieren und ggf. Aussagen zu jedem Mitglied tätigen zu können.
Darüber hinaus ergeben sich auch weitere Vorteile: In allen Mitgliedsbruderschaften sind die Auszeichnungen des Bundes vollständig einzusehen, auch wenn diese von unterschiedlichen Bruderschaften beantragt worden sind. Dies war bislang nicht möglich. Auch werden sich in Zukunft weitere Möglichkeiten ergeben, erforderliche Aufgaben und Dokumentationen vereinsübergreifend zu vereinfachen. Hier sei beispielhaft der zwingend verpflichtende Nachweis zur Prävention von Führungskräften erwähnt.

Übernahme aus BAStian
Bei der Übernahme aus BAStian wurden rund  20.000 echte Doubletten identifiziert, also Mitglieder die in mehreren Bruderschaften Mitglied sind. Diese wurden so übernommen, dass die Adressdaten mit einer Mitgliedsnummer (früher BAStian-Nr.) zusammengefasst wurden. Das heißt, Mitglieder, für die eine Mitgliedschaft in mehreren Bruderschaften erkannt werden konnte,  haben in allen diesen Bruderschaften jetzt nur eine einzige Mitgliedsnummer. Daher kann es sein, dass sich die bisher vorhandenen Mitgliedsnummern in Ihrer Bruderschaft geändert haben. Dies ist kein Fehler in der Datenübernahme, sondern datentechnisch so erforderlich. Es wurde hierbei auch nur eine Adresse je Mitglied übertragen. Sollte diese Adresse nicht aktuell sein, so wird gebeten, diese in eVewa zu korrigieren. 

Im Menupunkt ADRESSEN rufen Sie das betreffende Mitglied auf, dass Sie zum Bezirkskönigs- oder einem Bezirksprinzenschießen melden wollen. Klicken Sie das Mitglied an, dann erscheint darunter eine Erweiterung unter anderem mit einem blauen Button DRUCKEN.

Das Programm eVewa ermöglicht Ihnen, die Beitragsabrechnung von der Rechnungserstellung über die SEPA-Dateierzeugung bis hin zur Habenbuchung ihres individuellen Mitgliederbeitrages äußerst komfortabel durchzuführen.
Das ist natürlich kein Muss sondern ein kostenfreies Angebot. Bislang haben eine ganze Reihe Bruderschaften dieses Angebot genutzt und ihren Beitrag für bis über  1.000 Mitglieder abgewickelt.
Wenn Sie wissen wollen, wie das so funktioniert, können Sie sich auf www.Youtube.com einige Lehrfilme ansehen und die Programmabläufe betrachten. Hierzu in Youtube einfach „BHDS EVEWA“ eingeben.

Hinweis auf Dashboard
Auf dem Dashboard erscheint unter der Ordnungsnummer eine Meldung: „Für diese Bruderschaft ist die Abrechnung aktuell nicht freigegeben. Bitte wenden Sie sich hierfür an den Bundesverband.“ 
Die oben erwähnte Anzeige ist kein Fehlerhinweis, sondern ein Hinweis, dass die Beitragsabrechnung für Ihre Bruderschaft nicht freigeschaltet ist.
Vor einer Freigabe für die Beitragsabrechnung sind die Daten für den ersten Beitragslauf durch die Bundesgeschäftsstelle einmalig zu konfigurieren. So ist z.B. das Jahr festzulegen, ab wann erstmalig berechnet werden soll.
Wenn Sie Interesse haben, so berät die Bundesgeschäftsstelle Sie gerne bei der Erstellung der Beitragsordnung, denn dort wird die Basis für die einfache Abwicklung des Beitragseinzuges gelegt.

Beitragsordnung

Beiträge Abrechnen

Sie können mit den Filtern und dem Eingabefeld eine Vorschau einer Teilmenge von Rechnungen anzeigen. 

Folgende Schnellfilter sind vorhanden: Bar 

Bei Klicken des grünen Buttons „Beiträge abrechnen“ werden zu allen Beiträge Rechnungen erzeugt, die Ihnen gerade (also unter Berücksichtigung der angeklickten Filter) angezeigt werden. 

Bei der Rechnungserstellung werden zu allen angezeigten Beiträge eine Rechnung erzeugt. Sollte eine Rechnung nicht erstellt werden können, dann verbleibt diese in der Anzeige unter „Beiträge Abrechnen“. Gründe hierfür könnten fehlerhafte IBAN und Mandate oder auch Fehler bei der Erstellung der pdf-Datei sein. Alle in einem Vorgang erzeugten Rechnungen befinden sich zusammengefasst in einer pdf-Datei im Download-Bereich   

SEPA Datei Erstellung

Einige Banken begrenzen die Anzahl der Datensätze, die in einer SEPA-Datei höchstens eingereicht werden können. Evewa erstelltmautomatisch nach 999 Einzügen eine zweite Datei.

Man kann jedoch die Einzugsdateien begrenzen, indem im Cockpit Rechnungen die Tabelle nach Mitgliedsnummern gefiltert wird. Über den Button Filter rechts oben kann man die Mitgliedsnummer/Adressnummer auswählen und eine VON BIS Angabe machen. Diese muss so gewählt werden, dass die gewünschte Anzahl erreicht wird. Dann wird "Eingezogen". Danach verändert man den Filter auf das nächste "Päckchen" und erzeugt eine neue XML Datei. Dies wird solange wiederholt, bis man am Ende angelangt ist. Hierzu wird es noch einen Lehrfilm geben.

Beitragsabwicklung und SEPA-Einzug 

Die Funktionen zur Beitragsabwicklung in den Bruderschaften für das Jahre 2019 über eVewa und die Erstellung der SEPA-Dateien steht ab sofort zur Verfügung.

Sollten noch Beiträge für das Jahr 2018 abrechnet werden, nehmen Sie mit der Bundesgeschäftsstelle Kontakt auf, da in diesem Fall das Datum entsprechend angepasst werden muss. 

Zu den verschiedenen Funktionen stehen eine ganze Reihe von Lehrvideos zur Verfügung, die unter www.youtube.com mit Eingabe von „BHDS eVEWA“ aufgerufen werden können. Es wird dringend empfohlen, sich diese anzusehen, bevor die Funktionen in eVEWA genutzt werden.

ACHTUNG Daten zu ORGANISATION fehlen!  

Bevor Sie abrechnen, müssen Sie die Organsationdaten zu Adresse und Bankdaten ausfüllen. 

Ich habe das mal aus den hier vorliegenden Daten vorausgefüllt. Es fehlt noch die Gläubiger-ID. 

Die Notadresse ist wichtig. Das ist die Absender-Adresse, die in den Rechnungen im Fensterbrief als Absender mit einer sehr kleinen Schriftart am oberen Rand erscheint. An diese Adresse sendet die Post unzustellbare Briefe zurück, daher unbedingt ausfüllen.

Hierzu gibt es auch eine Youtube-Viodeo. 

Folgende Hinweise zum Ablauf kann ich Ihnen noch geben:

ABRECHNUNG

Optimal ist es, wenn Sie die Berechnung nach Zahlart durchführen:

Zuerst die 0 Beiträge, dann die Überweisungen mit Ausdruck der Rechnungen und schließlich die Lastschriften. 

Rufen Sie mit Menüpunkt die gewünschte Zahlart im Filter auf und führen die Abrechnung durch klicken des günen Buttons BEITRÄGE ABRECHNEN ->  durch. 

Dann lassen Sie dem Programm bitte Zeit bis es durch ist. 

Es werden nur Beiträge von Mitgliedern abgerechnet, die noch nicht ausgetreten sind. Sobald also das Datum für Austritt hinterlegt ist, wird für dieses Mitglied keine Beitragsrechnung mehr erzeugt. Hierdurch sollen besonders peinliche Beitragsrechnungen an bereits verstorbene Mitglieder vermieden werden. 

RECHNUNG

Danach können Sie mit Menupunkt sich alle erzeugten Rechnungen ansehen. 

Wenn unter Berechnung Mitglieder mit der eigentlich schon abgerechneten Zahlart stehen bleiben, dann stimmt da irgendwas nicht. Meistens liegt das dann an einer fehlerhaften IBAN . 

EINZUG

Hier werden Ihnen die zum Einzug möglichen Positionen angezeigt. Wenn da Mitglieder mit rotem Sternchen stehen, dann ist die IBAN nicht korrekt. Sie können das dann vorab korrigieren indem Sie auf die Zeile klicken und in den Einzugsdaten die IBAN korrigieren. 

Beitragseinzug 

Zur Zeit werden die Funktionen der Beitragsabwicklung und SEPA-Dateierzeugung mit Echtdaten getestet. Die Freigabe ist für Anfang Januar angekündigt. Die Beitragsabwicklung steht dann zur Beitragserhebung für Jahr 2019 zur Verfügung. 

Wir werden bei Freigabe auch wieder Youtube-Videos veröffentlichen. Diese können unter www.youtube.com mit Eingabe von „BHDS eVEWA“ aufgerufen werden.

Bankdaten pflegen

Die Bankdaten für den Beitragseinzug können bei der Neuanlage eines Mitgliedes mit angelegt werden. Nachträgliche Eingabe oder Anpassungen sind über das Portlet BANKDATEN durchzuführen. Dieses können Sie nach Aufruf der Details eines Mitgliedes in den Arbeitsbereich einstellen. Hierzu den Kringel oben rechts unter dem Usernamen anklicken und in den Arbeitsbereich herunterziehen (Drag and Drop). Siehe Lehrfilm.